מערכת הדואר האלקטרוני היא אלמנט חשוב ושימושי במיוחד בכל עסק. בין אם ברשותכם עסק מקומי ומצומצם ובין אם אתם מנהלים חברה בינלאומית רחבת היקף, שימוש במייל לצרכים שונים הוא עניין שבשגרה. יש העושים בו שימוש פנימי בעיקר, בין עובדי החברה, ויש הבוחרים בו כדרך תקשורת מועדפת מול גורמי חוץ, לקוחות וספקים. אם אתם נמנים על הסוג הראשון, השני או שילוב בין השניים ודאי תסכימו: תקלה בדואר האלקטרוני עשויה להיות בעלת השלכות מרחיקות לכת ונזק פוטנציאלי גדול. איך נהנים מיתרונות השירות תוך הפחתת הסבירות לתקלות וקושי במורכבות התפעול והאחזקה? כל המידע הרלוונטי בשורות שלפניכם.
שרתי הדואר האלקטרוני
אחזקה שוטפת של שרתי דואר אלקטרוני לעסק עשויה להיות מטרד לא קטן המחייב משאבים, רישיונות, ידע מקצועי רלוונטי וסיכון לשלל בעיות אפשריות. בשל סיבות אלה ואחרות, חברות רבות מעוניינות להימנע מעיסוק בניהול שרתי דואר אלקטרוני מסחרי או ארגוני ובוחרות בדואר אלקטרוני פרטי בענן. סוויטהום מציעה שירותי אלקטרוני לעסקים בענן במחירים שווים לכל עסק – לחצו לפרטים
שרתים ציבוריים – שרתים ציבוריים, בין אם הם וירטואליים ובין אם פיזיים, מאחסנים את המידע הרגיש והחשוב ביותר של חברות במרכזים ממוחשבים מחוץ למבנה החברה עצמה. שרתים ציבוריים משמשים מספר רב של לקוחות במקביל, עובדה אשר עשויה להעמיס על המערכת ואף לגרום לה לשיבושים לא רצויים. ניהול דואר אלקטרוני עבור עסק מחייב רמת אבטחה גבוהה, זאת מאחר והתקשורת הכתובה מכילה לא אחת פרטים רגישים וחסויים אודות התנהלותן של חברות רבות. מידת האבטחה המסופקת על ידי שרתים ציבוריים אינה תמיד מספקת ועשויה להעמיד חברות רבות בפני פרצות אבטחה שונות. נקודה בעייתית נוספת המלווה שימוש בשרתים ציבוריים טמונה בשליטה המצומצמת שמקבלת החברה על ארגון וניהול המידע שלה עצמה. המידע הרגיש המאוחסן בשרת כולו מופקד בידיה של חברת הענק בעלת השרתים.
ענן פרטי – דואר אלקטרוני פרטי בענן מאפשר אחסון מידע רגיש לארגון שלכם בלבד ללא חלוקת אחסון עם חברות נוספות. דואר אלקטרוני בענן יכול להימצא בחברה שלכם או מחוצה לו, להתנהל בסיוע עובד החברה או על ידי איש מקצוע חיצוני. העובדה כי האחסון אינו מתחלק בין מספר חברות ונועד בלעדית לחברה שלכם מאפשרת הסרת מגבלות מקום ואחסון הקיימות כשהשרת ציבורי ומלבד זאת, כך מתאפשרת אבטחת מידע ברמה הגבוהה במיוחד. דואר אלקטרוני פרטי בענן הוא שירות הניתן לרכישה על ידי עסקים קטנים בינוניים או גדולים. השימוש בענן פרטי מאפשר את העתקת סביבת העבודה כולה לאחסון נפרד ומאובטח המאפשר עבודה מהירה ורציפה עם סבירות נמוכה במיוחד לתקלות הנובעות בשל עומס.
מהם היתרונות בדואר אלקטרוני פרטי בענן?
עלויות נמוכות – תשלום חודשי של דמי מנוי יאפשר לכם לקבל חבילה שלמה הכוללת שירותים, אבטחה, תחזוקה, עדכוני תוכנה וכמובן, הכל תחת מעטפת האחריות של הגוף המספק את הענן. אין צורך בתשלום עלויות גבוהות עבור אחסון ותחזוקה של שרתים. חשוב לציין כי בין הספקים השונים של שירותי ענן קיימים הבדלי תמחור ולכן ההשוואה מומלצת.
אבטחה גבוהה – מאגר המידע הנפרד, תשתיות האחסון הייעודיות, אפשרויות הקידוד וההצפנה, ניטור פעילות חשודה, הגנה שוטפת מפני איומים, כל אלה ועוד הופכים את השימוש בדואר אלקטרוני פרטי בענן לבטוח במיוחד בהשוואה לחלופות האחסון השונות.
מהירות – בעוד משתתפים רבים חולקים את השרתים הציבוריים ועושים בהם שימוש משותף, הבוחרים בענן פרטי נהנים משימוש במערכת חופשיה מעומסים בלתי צפויים ובשל כך, יכולים לעבוד בצורה רציפה יותר, ללא האטות או קטיעות כמו שקורה רבות בשימוש בשרתים ציבוריים.
שירות מותאם אישית – מאחר וענן פרטי מיועד בלעדית לחברה אחת, ביכולתו להתאים במדויק לצרכיה ושימושיה.
גישה ישירה ובטוחה לדואר האלקטרוני בכל שעה ומכל מקום – חיבור לאינטרנט יאפשר לכם להתחבר לדואר האלקטרוני ולמידע הנחוץ לכם גם מהטלפון הנייד בעודכם מתהלכים על חוף הים. הנגישות הגבוהה למידע שאינה באה על חשבון אבטחת המידע מהווה יתרון גדול.
לסיכום
כל עובד חברה מכיר זאת היטב, הרגע בו מתרחשת תקלה בדואר האלקטרוני של החברה או הארגון. לעיתים נראה כי ברגעים אלה חלק ניכר מפעילות החברה כולה פשוט נדם. תכתובות פנימיות, פניות לקוחות, תקשורת ספקים, כל אלה ועוד מבוססים בימינו בעיקר על תכתובות מיילים. משכך הדבר, חשיבותה של פעילות תקינה של מערכת כה קריטית לחברה היא מובנת במיוחד.
בחירה בדואר אלקטרוני פרטי בענן היא הבחירה הבטוחה והטבעית של עסקים רבים, גדולים וקטנים. על מנת שלא לסכן את רצף העבודה, הפעילות השוטפת, אבטחת מערכות החברה ואף תדמיתה, השקעה בשרת פרטי בענן כשמדובר בדואר אלקטרוני מסחרי או ארגוני, נשמעת אפוא, כבחירה האידיאלית.